Sebelum mengadakan sebuah acara, ada baiknya membuat perencanaan acara atau event. Dengan adanya perencanaan event, event kemungkinan besar akan berjalan dengan baik. Perencanaan event adalah bentuk upaya pemikiran dan perancangan atas sebuah event agar mencapai hasil yang efisien. Dengan kata lain, perencanaan event yang baik memicu keberhasilan event.

Dalam membuat perencanaan acara tentunya memerlukan pengelolaan yang baik. Dari situlah, terlihat urgensi dari manajemen event. Manajemen event adalah sistem yang berfungsi untuk mengelola acara dari mulai perencanaan, persiapan, pelaksanaan, hingga evaluasi. Jika yang menghandel acara adalah event organizer, manajemen event berada di tangan event organizer.

Walaupun penting, membuat perencanaan acara tentu bukanlah perkara mudah. Jika salah dalam membuat perencanaan, bukan tidak mungkin justru menghambat keberlangsungan event. Bahkan, dapat menyebabkan kegagalan acara. Oleh karena itu, penting untuk membuat perencanaan event yang matang sekaligus mendetail.

Apa Sih Pentingnya Perencanaan Acara?

Dari penjelasan sebelumnya jelas sudah bahwa perencanaan event adalah hal yang penting. Karena itulah, sudah seharusnya penyelenggara event membuat perencanaan yang matang dan mendetail. Lantas apa sih pentingnya perencanaan event yang matang dan mendetail tersebut?

• Tujuan acara menjadi lebih jelas – Suatu acara pastinya memiliki tujuan tertentu. Dengan adanya perencanaan, tujuan tersebut menjadi lebih jelas. Hal itu tentu akan berdampak baik bagi hal-hal yang terkait dengan acara.
• Semua penyelenggara terkait bekerja dengan tujuan yang sama – Salah satu hal baik dengan adanya tujuan acara yang jelas adalah penyelenggara acara dapat bekerja dengan tujuan yang sama. Alhasil, kerja akan lebih sinkronis dan harmonis.
• Hambatan yang mungkin muncul dapat teridentifikasi – Perencanaan juga dapat mengidentifikasi masalah atau hambatan yang mungkin muncul. Hal ini dapat mengurangi risiko kegagalan acara. Selain itu, dapat juga memunculkan bentuk antisipasi terhadap hambatan tersebut.
• Risiko dan ketidakpastian menjadi lebih berkurang – Poin ini berkaitan dengan poin sebelumnya. Perencanaan dapat memetakan masalah yang terjadi. Dengan demikian, risiko dan ketidakpastian dapat dicegah dan diminimalisasi.
• Penyelesaian tugas tentunya lebih efektif – Adanya perencanaan juga berimbas pada penyelesaian tugas. Hal ini karena dengan adanya perencanaan tugas menjadi lebih jelas. Alhasil, penyelesaiannya pun dapat tepat waktu.

Tahapan-Tahapan dalam Perencanaan Event

Setelah mengetahui pentingnya perencanaan event, sudah saatnya Anda membuat perencanaan tersebut. Anda bisa membuat perencanaan sesuai dengan tahapannya. Adapun tahapan-tahapan dalam perencanaan event adalah sebagai berikut.

Melakukan riset

Langkah pertama dalam membuat perencanaan adalah melakukan riset. Riset tersebut bisa berkaitan dengan kebutuhan, keinginan, dan harapan dari target acara. Pelaksanaan riset bisa dilakukan dengan menyebar kuesioner atau sekadar melakukan wawancara ringan.

Membuat rancangan

Setelah mendapatkan data dari riset, langkah selanjutnya adalah membuat rancangan. Dalam tahapan ini, penyelenggara acara haruslah menentukan tema acara. Kemudian, konsep dari acara bisa mulai ditentukan sesuai dengan temanya.

Menentukan perencanaan

Tahap selanjutnya adalah menentukan perencanaan. Perencanaan bisa berkaitan dengan kegiatan yang akan berlangsung dalam acara hingga sumber daya yang dibutuhkan. Bahkan, estimasi waktu hingga dana pun bisa menjadi pokok bahasan.

Melakukan koordinasi

Dari tahapan sebelumnya tentu sudah terbentuk panitia utuh untuk sebuah acara. Maka dari itu, sudah saat untuk melakukan koordinasi. Koordinasi menjadi hal penting agar tidak terjadi miskomunikasi dan kesalahan yang berarti.

Mengevaluasi

Tahap terakhir adalah mengevaluasi perencanaan. Tahap ini juga harus dilewati untuk menemukan keresahan sebelum acara berlangsung. Misalnya saja, adanya sumber daya yang merasa tidak cocok dengan tugasnya.

Dari pembahasan di atas, Anda tentu sudah mengerti pentingnya perencanaan acara. Anda pun sudah mengetahui tahapan dalam membuat perencanaan. Sekarang, waktunya Anda untuk menerapkannya dalam acara yang ingin Anda selenggarakan.